在举办一些大型会议、活动的时候，为了展现主办方的热情周到以及对参会者的重视，时常会针对不同重要性的参会者安排相应的接机服务。接机因航班到站时间变动大，安排接机车辆的班次、数量也会随之调整。如何在保证服务质量的基础上，尽可能地降低成本是每个接机工作开始前要思考的问题。
在举办一些大型会议、活动的时候，为了展现主办方的热情周到以及对参会者的重视，时常会针对不同重要性的参会者安排相应的接机服务。接机因航班到站时间变动大，安排接机车辆的班次、数量也会随之调整。如何在保证服务质量的基础上，尽可能地降低成本是每个接机工作开始前要思考的问题。米廷会展承办各种会议、会务活动、特装展位设计搭建，在相关领域具有丰富的实战经验。米廷公司认为要成功地完成一场接机工作必须做到以下几条：
1、
提前与参会者做好沟通，了解参会人数：提前联系参会者，弄清具体参会人数及其落地时间和要求到达会场、酒店的时间。建议把每个人的两个时间要素罗列在一张表格上，进行统筹整理。这是整个活动中最繁琐的一步，但也是做好后续工作的前提条件。
2、
调度车辆、人员：在充分把握每个参会者的到场时间后，安排好车辆、人员。并可以根据实际情况提前给司机、接机人员做事前培训，对其着装、语言等进行规范，让客户感受到接待工作的专业性。
对接待人员培训中
做好车辆安排
3、
做好应急预案：如上所诉，机场航班落地时间是个随机性较大的事件，提前做好应急预案，如安排多余车辆、工作人员、在客户等待的时候如何安抚其情绪等等，方能做到有备无患，有序从容。
4、
积极进行现场把控：任何活动准备再充分也难免发生预料之外的事情，对此一定要有心理准备。随机应变，灵活把握是对管理人员的极大考验，面突发情况一定要主动，避免事件发展超出控制。对此一定要有心理准备。
活动进行中
5、 向客户回访：活动之后可以真诚地要求客户对本次工作进行评价，优点、不足都是今后提高工作质量的依据。
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