1．会场座位格局的政治意义
会场的座位格局与政治有着紧密联系，这已经成为不争的事实。比如“圆桌会议”这一提法，就是产生于表示对话各派政治力量地位平等而布置的会议座位格局。现在，“圆桌会议”已经成为各派政治力量平等对话协商的会议的专用名词。
2．会场座位格局的气氛和效果
不同的座位格局所形成的会议气氛和产生的心理效果是不同的。比如，座谈会一般都采取围坐的格局，不设专门的主席台，主持人与其他与会者围坐在一起，会议气氛非常融洽。报告会则需专门设主席台或讲台，以突出报告人的主导地位。因此，要依据会议的性质和需要创设的会议气氛来确定会议的座位格局。
3．会场大小和与会人数多少
会场大小和与会人数多少是制约会场座位格局设计和安排的两个重要因素。会场小而人数多，则应当将座位安排得紧凑一些；反之，则可安排得宽松一些。因此，在设计和安排座位格局之前，应事先进行实地考察，根据主席台就座人数和代表人数以及会场内必需的活动空间和安全性因素，确定座位的疏密程度和结构形状。所以这就涉及到会议室预定。而由重庆米廷会展公司来预定会场的话，不仅能拿到低于外面挂牌价，同时也能提相关的其他展台搭建商、设备租赁商、礼仪服务商、餐饮酒店服务。
会议期间的会场布置
1. 大型活动的策划方案中需要包括详细的分工(具体到人)和需要完成的时间。
2. 会务准备时列出物资清单为佳，同时派专人落实和保管，以免遗忘或者遗失;
3. 一般要准备主席台领导席卡，主持人席卡和签到席席卡，矿泉水，主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印)，笔，鲜花，研会旗帜，国歌磁带等;
4. 一般至少需要提前2小时进入会场，留足布置会场的时间，与会人员需要提前半小时开始入场。
5. 领导嘉宾需要事先联系好小的会议室，提前到者先引导到小会议室休息，活动正式开始时再引导入会场.
6. 所借的音响设备必须事先调试，确保万无一失;如有必要，还要准备录音笔、mp3等现场录音设备(也须调试)，并安排专人负责;
7. 如果现场需要播放ppt，需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑，放至桌面文件夹，并按次序加前缀，需要事先调试投影仪位置，调试好分辨率等;
8. 大型活动需事先制作议程PPT，一项议程一页PPT，字体大一点，可适当配相关图片，配合主持人介绍时播放议程PPT，注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异，字体颜色和背景色间的对比可能需要调整.
9. 大型活动还须设签到席，派专人负责签到;
10. 所有大型活动必须联系研报安排同学摄影和摄像,并写新闻稿。重大活动需要联系校新闻中心许尔传摄像，刘畅老师摄影，并于会后交新闻稿.
11. 议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带的物资。
附：会议席卡的摆放次序
摆放席卡时，职务最高的领导的名字放在正中，职务或排名次之的领导的名字放在他左边，再次之的领导名字放在职务最高的领导的名字右边，以此类推，以下再按"左右左右"的顺序摆放。特别注意：其中左右是席卡摆放者面对观众而言。
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