在策划年会舞会的时候，主办方或会议公司应该尽早选定舞会举办场地，关于舞会举办的场地问题应该尽量吃喝、跳舞和休息区分开，一定要有专门的停车场，舞场应该尽量宽敞，灯光要尽量柔和，地板要上蜡保持光滑，舞厅应该尽量装饰的雅而不俗。然后用专门印制的请柬发出邀请就好，但应该注意邀请的男女比例一定要协调。说了这么多，下面重点讲一下关于舞会的一些注意事项，以供参考。
1、关于第一场舞，第一场舞通常应该由主人夫妇、主宾夫妇共舞，如果夫人未出席 ，应该由已成年的女儿顶替，接下来的第二场舞则由男主人与主宾夫人、女主人与男主宾共舞。
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2、在舞会会场上，男主人应该陪无舞伴的女宾跳舞，或为她们介绍舞伴。男宾可以同任何他喜欢的舞伴跳舞，但不应该整个晚上独占一位女性舞伴，然而，如果这位舞伴是他自己带来的就另当别论。
3、男方邀请舞伴共舞时，若其丈夫或父母在旁，应该先向其丈夫或父母致意，以示礼貌。一曲完毕，男方应该女方致谢，并陪送至原来的座位处，并向其周围亲属点头致意后离去。
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4、女方无故拒绝男方的邀请是不礼貌的。如有约在先，可以说明情况，并告诉对方愿意共同跳下一场舞;如实在不愿意与某人跳舞，可婉言拒绝。
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5、对于自己不熟悉的舞步不要下场。在跳舞时不可吸烟，不要戴口罩。参加舞会应注意口腔卫生，事先不要吃有味道的食物。并且参加舞会是应该注意礼貌，服装整洁大方，打扮得体。到达舞会后，应该先与各位朋友相聚攀谈，寒暄周旋。
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