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当会议协商确定后就会进入会议的倒计时阶段，由于这个阶段的工作方式由之前的多方合作沟通到各个工作人员的现场协作，在正式准备会议之前召开工作协调会都是很有必要的。工作准备会主要是确定分工，让工作人员明晰自身的职责，清晰会议流程，为会务执行工作确立良好的分工.
那准备会到底要做些什么工作呢?下面从以下几个方面来分解： 一、参会人员范围
在工作准备会上，工作人员要明确自己的职责和全面知道工作流程，同时也要知道自己的合作伙伴和相关工作的负责人，因此，工作准备会应尽量让更多的人参加，参会人员一般有会务处总执行负责人、会议组长、接待人员、调度人员、物品负责人、酒店或会展中心的相关负责人。在准备会开始前，相关人员将联系方式汇总，以方便会议准备和进行中的联系。
二、会议内容
工作准备会的内容一般是清理从会议准备到会议结束的每个环节，会上要落实接机、会场布置、领导会见、贵宾接待室、送机、物料准备等事项，而且要确定好人员分工以及工作人员之间的协作方式。
1、接机：接机工作给嘉宾留下会务的第一印象。由于嘉宾的情况不一，安排接机工作并不仅仅能确定航班信息和车辆、人员调度，在协调会上，除了确定接机人员，司机、车辆和调度人员以外，还需要就一些细节问题进行讨论和确定，比如哪些嘉宾需要主办方领导去机场接机，是否有嘉宾需要使用机场贵宾通道，是否要献花、摄像，是否要翻译等。接机工作的细节由接机的项目负责人于会后告知接机工作人员，如果会议举办方中有一方是外地的，则要在会上告知饭店到机场的所需时间。
2、会场内外的布置：会场内外的布置方案在会议筹备阶段就已经确定，在协调会上需要将筹备方案中的事情予以落实。会场的布置工作主要包括会场总体布局，主席台物品的摆放，听众区的分类，会议注册处、会场签到处等的布置。在协调会上，不仅要把每个区域的布置工作具体落实到个人，还要注意根据实际情况准备物料。
3、再次梳理会议流程：对于工作人员来说，即便已经知道了自己的责任和工作内容，如果对全局不能有深刻的认识，那么对自身的工作了解得也会不充分，因此在工作协调会上，有必要对会议当天的流程进行全景式的梳理。
4、送机：送机是会议流程中的收尾环节，相比接机工作送离工作出现意外状部的概率较低，在此环节，主要涉及的内容有一般嘉宾的送离、领导级和重量级嘉宾的送离，尤其是对于领导级和重量级嘉宾，应在工作协调会上确定是否需要主办方领导陪送至机场，并确定具体由谁去送离。
5、物料的准备：为了不在会议当天疲于准备物料，在协调会上就应当由物料负责人汇报准备情况，由会议工作人员检查物料是否齐全，会议中用到的物料种类很多，同时部分物料如水、纸、笔等需要的数量很多，应当注意数量是否足够，同时预留出备用物料，另外也应当检查物品的使用是否符合实际情况。
6、制订工作人员的总分工表：由于涉及工作之间的协作，因此在将各项工作落实到个人以后，应制定分工表，工作人员的分工安排很重要，总调度人员不能负责具体的事务，只处理突发状况，比如：本来要演讲的嘉宾突然无法参会，背板内容必须更改等突发状况，如果是主办方自己承办，那就直接理分工表，如果是多方合办，那事先让承办方制度一分流程及分工表，此表以时间和空间为支架，在多方会谈时可按此表的顺序进行计论细节，另一方在本单位要完成的工作里加入自己的工作人员即可。